Nieuwe privacywet

Welke verplichtingen worden er overgenomen bij het uitbesteden van de backoffice?

Wanneer u de backoffice uitbesteed, is PRO juridisch werkgever van de betreffende werknemers. Dit betekent dat wij de gehele contract- en salarisadministratie van u overnemen. PRO gebruikt voor het verwerken van gegevens verschillende systemen. Denk hierbij aan het systeem wat wordt gebruikt voor de uitbetaling van het loon van de werknemers. Wij hebben met deze betreffende leveranciers een verwerkersovereenkomst afgesloten. Op deze manier wordt er voldaan aan de nieuwe privacyregels, worden persoonsgegevens veilig beschermd en kan er bij een datalek tijdig een melding worden gedaan.

Welke persoonsgegevens mogen er worden verwerkt en bewaard?

PRO is bij het uitbesteden van uw backoffice juridisch werkgever. De nieuwe wet- en regelgeving van de AVG zal hierdoor binnen uw uitzendonderneming in een aantal situaties andere gevolgen hebben, dan bij uitzendondernemingen die de backoffice in eigen beheer hebben. Door middel van de handreiking van de Algemene Bond Uitzendondernemingen, schetsen wij u drie relevante situaties:

1. Ingeschreven uitzendkracht
   Wanneer een persoon zich heeft ingeschreven en nog niet werkzaam is geweest, bent u verantwoordelijk voor het verzamelen van gegevens. Bij het inschrijven van een uitzendkracht mag u alleen gegevens verwerken die nodig zijn voor de arbeidsbemiddeling. Denk hierbij aan sollicitatiegegevens, zoals naam, adres, contactgegevens, relevante werkervaring en opleiding van de betreffende persoon. Dat geldt ook voor gegevens die op het identiteitsdocument staan, zoals BSN, nummer van het identiteitsdocument, nationaliteit en de pasfoto. Deze gegevens mogen echter niet afzonderlijk worden geregistreerd. Een afzonderlijke pasfoto mag alleen worden verwerkt wanneer hier uitdrukkelijk toestemming voor wordt gegeven door de sollicitant. Sollicitatiegegevens mogen bewaard worden, zolang een uitzendkracht bemiddeld wil worden. Voor het opslaan van een kopie van het identiteitsdocument geldt een maximumbewaringstermijn van vier weken.
2. Werkzame uitzendkracht
   In deze situatie zijn wij juridisch werkgever. Het verwerken van BSN, kopie van het identiteitsdocument, ziekteverzuim, gezondheidsgegevens en het loonbeslag is onze taak wanneer de uitzendkracht werkzaam is. Als u de backoffice uitbesteed bij PRO mag u deze gegevens dus niet bewaren en verwerken. PRO zorgt er hierbij altijd voor dat de wet- en regelgeving van de AVG juist wordt toegepast.
3. Niet meer werkzame uitzendkracht
   In deze situatie zijn wij voormalig juridisch werkgever en verantwoordelijk voor de bewaartermijn van gegevens. Houd er dus rekening mee dat u deze gegevens niet mag bewaren. Persoonsgegevens worden door ons maximaal twee jaar bewaard. Gegevens zoals ID-bewijzen, loonheffingskortingen en salarisadministratie dienen bij PRO door wettelijke minimumbewaartermijnen langer te worden bewaard.

Wilt u meer weten?

Heeft u meer vragen over het bewaren en verwerken van persoonsgegevens? En heeft u de backoffice uitbesteed bij PRO? Sanne van Houtert, manager frontoffice, helpt u graag verder. Tijdens kantooruren is Sanne te bereiken via 088 201 38 80 of