AVG: Algemene verordening gegevensbescherming

Als juridisch werkgever zijn wij dagelijks bezig met de verwerking van persoonsgegevens. Wij nemen de privacywetgeving daarom uiteraard zeer serieus. Niet voor niets is onze interne privacy-projectgroep in 2017 en 2018 voor een lange periode druk bezig geweest met de doorvoering van deze wetgeving, zodat we nu volledig aan alle nieuw gestelde eisen voldoen. Je kunt hierbij denken aan een AVG Compliance Check, maar ook aan maatregelen om uiteindelijk geheel ISO 27001 gecertificeerd te zijn. Op deze manier staan wij er garant voor dat we jouw gegevens en die van je medewerkers, nu en in de toekomst, veilig kunnen borgen.

We gebruiken voor het verwerken van (persoons)gegevens diverse systemen, zoals het verloningssysteem. Om de privacy van deze gegevens te waarborgen en optimaal te beschermen, hebben we met de betreffende leveranciers een verwerkersovereenkomst afgesloten.

Ja, deze wetgeving geldt voor alle organisaties en zzp’ers die te maken hebben met persoonsgegevens en deze verwerken. Denk hierbij bijvoorbeeld aan het bijhouden van afspraken van opdrachtgevers, telefoonnummers of personeelsinformatie.

Met persoonsgegevens spreken we over alle gegevens waarmee je een persoon kunt identificeren. Denk hierbij aan NAW-gegevens, e-mailadressen, telefoonnummers, personeelsnummers, geboortedata, geslacht, nationaliteit, werkervaring, opleidingen, IP-adressen, logingegevens (Bron: Handreiking privacy, ABU).

Onder verwerken van persoonsgegevens wordt elke handeling met betrekking tot persoonsgegevens verstaan. Voorbeelden hiervan zijn: verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken d.m.v. doorzending, verspreiding of op andere wijze ter beschikking stellen, combineren, afschermen, wissen of vernietigen (Bron: Handreiking privacy, ABU).

Als je het juridische werkgeverschap uitbesteedt bij PRO HRM, mag je enkel gegevens tijdens het sollicitatieprocedure verwerken. Dit mogen enkel gegevens zijn die je nodig hebt voor de arbeidsbemiddeling.

• Sollicitatiegegevens: zoals NAW-gegevens, contactgegevens, relevante werkervaring en opleiding van de sollicitant mogen worden verwerkt.
• Kopie van identiteitskaart: deze mag niet worden gevraagd bij de sollicitatieprocedure.
• Het burgerservicenummer (BSN): mag enkel worden gevraagd indien je wilt controleren of de sollicitant valt onder de doelgroep van de Wet banenafspraak en quotum arbeidsbeperkten. Een BSN is hierbij nodig om deze informatie op te vragen bij het UWV.

Voor uitzonderingen of bijzondere gevallen verwijzen wij je door naar de Autoriteit Persoonsgegevens “Sollicitaties”.

Enkel wanneer de betreffende medewerker in dienst komt bent jij, wanneer u het juridisch werkgeverschap uitbesteedt bij PRO HRM, verantwoordelijk om de sollicitatiegegevens en de gegevens die op het kopie van het identiteitsbewijs staan aan te leveren aan PRO HRM. Op deze manier kunnen wij, als juridisch werkgever, deze persoonsgegevens verwerken wanneer de medewerker werkzaam is.

PRO HRM verwerkt de gegevens van een medewerker wanneer die werkzaam is of werkzaamheden heeft verricht. In deze situaties zijn wij (voormalig) juridisch werkgever. Het is hierbij onze taak om volgens de wet- en regelgeving van de AVG de volgende gegevens te registeren en verwerken.

• Contactgegevens: NAW-gegevens, e-mailadres en telefoonnummer, geboortedatum, leeftijd, geslacht, burgerlijke staat en nationaliteit.
• Het burgerservicenummer (BSN): voor het verwerken van onder andere het uitvoeren van (inhoudelijke) loonbelastingen, salaris en pensioenadministratie en gegevensverstrekking aan het UWV.
• Kopie van het identiteitsdocument (en verblijfsvergunning): om de identiteit en nationaliteit vast te stellen en te voldoen aan de wettelijke plicht om een kopie te bewaren voor de loonadministratie. Een kopie van het ID-document wordt voor aanvang van de werkzaamheden opgenomen in de administratie.
• Ziekteverzuim en gezondheidsgegevens: gegevens over onder andere de vermoedelijke duur van het verzuim mogen door ons worden verwerkt. Aard en oorzaak van het verzuim mogen zowel wij als jij niet opnemen in de administratie, ook niet wanneer een werknemer hier vrijwillig informatie over geeft. Er dient enkel kennis te worden opgenomen van de functionele beperkingen (wat de werknemer wel en niet kan).

Wanneer je het juridisch werkgeverschap uitbesteedt bij PRO HRM mag je deze gegevens dus niet verwerken. Uiteraard worden deze gegevens goed beschermd door PRO en worden alleen doorgegeven aan leveranciers ten behoeve van de uitvoering van de dienstverlening. Wij zullen tevens persoonsgegevens doorgeven indien we hiertoe verplicht zijn, denk hierbij aan een gerechtelijk bevel of een rechterlijk vonnis.

Wanneer een sollicitant de functie binnen jouw organisatie niet heeft gekregen, dien je de gegevens uiterlijk 4 weken na het einde van de sollicitatieprocedure te verwijderen. Een sollicitant kan zelf toestemming geven om de gegevens langer te bewaren, omdat er bijvoorbeeld in korte tijd een vergelijkbare functie vrijkomt. Een termijn van maximaal 1 jaar na beëindiging van de sollicitatieprocedure is hiervoor redelijk.

Als (voormalig) juridisch werkgever zijn wij verantwoordelijk voor de bewaartermijnen van persoonsgegevens. Deze gegevens mogen maximaal twee jaar worden bewaard.

Een aantal gegevens zullen door het wettelijke minimumbewaartermijn langer worden bewaard. Voor de administratie die noodzakelijk is voor de controle op de rijksbelasting en vennootschappelijke administratieplicht geldt een bewaartermijn van zeven jaar. ID-bewijzen en loonheffingskortingen dienen ten minstens vijf jaar te worden bewaard na het einde van het kalenderjaar waarin de dienstbetrekking is geëindigd.

Wanneer je het juridische werkgeverschap uitbesteedt bij PRO, mag je in het kader van de nieuwe wet- en regelgeving van de AVG deze gegevens dus niet bewaren.

Er wordt van bijzondere persoonsgegevens gesproken, zodra uit deze gegevens naar voren komt wat iemands etnische afkomst is, politieke opvattingen, religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen, gezondheid, strafrechtelijk gedrag, seksuele leven of het lidmaatschap van een vakbond. Ook genetische gegevens en biometrische gegevens voor unieke identificatie van een persoon vallen hieronder.

Als werkgever kun je hiermee te maken krijgen door het gegeven dat een medewerker of sollicitant een hoofddoek draagt, een pasfoto met gegevens over huidskleur of afkomst of een reden van ziekmelding van een medewerker. Deze persoonsgegevens mogen in principe niet verwerkt worden, mits een wettelijke uitzondering van toepassing is en het strikt noodzakelijk is om ze hiervoor te verwerken (Bron: Handreiking privacy, ABU). Meer informatie hierover staat op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens.

Ja, PRO HRM heeft een FG aangesteld. Dit is iemand die binnen PRO HRM toezicht houdt op de toepassing en naleving van de AVG.